Pomoc:Tworzenie kategorii jednostki archiwalnej

W tym samouczku dowiesz się, jak przygotować jednostkę archiwalną i utworzyć ją w serwisie ArchiwumHarcerskie.pl. W celu utworzenia jednostki archiwalnej, czyli kategorii plikowej, do której będzie można przesłać zbiór obiektów archiwalnych, najczęściej plików, wykonaj krok po kroku następujące czynności.

Krok 1 - wybierz pliki (obiekty archiwalne) jakie znajdą się w tworzonej jednostce

Jednostka nie powinna składać się zbyt wielu plików. W prawdzie nasz system informatyczny technicznie dopuszcza nawet kilkanaście tysięcy plików w jednej kategorii, ale ze względu na wygodę użytkowników, nie powinno się tworzyć tak dużych jednostek archiwalnych. Zbyt duża liczba plików utrudni ich przeglądanie. Należy kierować się zdrowym rozsądkiem. Zalecamy ograniczenie liczby obiektów jednostce do maksymalnie 500. Najwygodniej przegląda sie jednostki liczące ok. 100 obiektów lub mniej.

Obiekty (pliki), które mają znaleźć się w tworzonej jednostce powinny dotyczyć jakiegoś konkretnego zagadnienia, wydarzenia, akcji, zjawiska, środowiska, organizacji, pisma, itp. Należy pamiętać, że dana jednostka (nie poszczególne obiekty, ale właśnie cały ich zbiór znajdujący się w jednostce) będzie mogła zostać podpięta pod różne kategorie tematyczne w istniejących działach archiwum: Środowiska, Organizacje, Wydarzenia, Prasa Harcerska, Varia.

  • Gdy tworzysz jednostkę archiwalną poświęconą jakiejś tematyce związanej z konkretnym środowiskiem zostanie ona podpięta pod właściwą kategorię w dziale Środowiska.
  • Jeśli jednostka zawiera tylko i wyłącznie obiekty (np. zdjęcia, nagrania, dokumenty) związane wyłącznie z udziałem danego środowiska w jakimś znaczącym wydarzenia, które jest reprezentowane w dziale Wydarzenia, będzie mogła ona zostać podpięta pod właściwą podkategorię w tym dziale. Jeśli obejmuje obiekty poświęcone szerszemu zagadnieniu, nie będzie mogłaby być podpięta pod dane wydarzenie.
  • Jeśli jednostka zawiera wyłącznie skany pisma wydawanego w danym środowisku, będzie mogła być dodatkowo podpięta pod odpowiednią podkategorię w dziale Prasa Harcerska.

Wniosek: Twórz zbiór obiektów, który ma się stać jednostką archiwalną, z głową, a umożliwisz popularyzację udostępnianych materiałów w dodatkowych działach tematycznych archiwum.

Krok 2 - wybierz nazwę dla swojej jednostki archiwalnej

Zapoznaj się z zasadami notacji obowiązującymi w ArchiwumHarcerskie.pl. Wybierz nazwę jednostki archiwalnej zgodną z obowiązującymi regułami tworzenia nazw jednostek archiwalnych. W ten sposób zapewnisz, że będzie się ona wyświetlała w działach tematycznych w ramach porządku chronologicznego lub alfabetycznego. Jednostki nazwane niezgodnie z zasadami notacji wypadną z tego porządku.

Pamiętaj! Nazwa tworzonej jednostki musi być unikatowa. Jeśli zastosujesz się do obowiązujących zasad notacji w 99% unikniesz komplikacji z powodu powielenia nazwy już istniejącej jednostki.

Krok 3 - utwórz kategorię reprezentującą jednostkę archiwalną

Aby utworzyć kategorię musisz być zalogowany jako użytkownik archiwum ze zweryfikowanym adresem email. Zobacz jak zostać użytkownikiem archiwum i jak się zalogować.

W polu wyszukiwarki wpisz lub najlepiej wklej zapisaną wcześniej nazwę jednostki. W naszym przykładzie będzie to: "Kategoria:1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski".

Pod oknem wyszukiwarki wyświetli się kursywą nazwa wpisanej kategorii. Jeśli nazwa tworzonej kategorii nie wyświetli się kursywą i będzie pogrubiona, oznacza to, że kategoria o tej nazwie już istnieje. Wtedy musisz zmienić nazwę jednostki. Kliknij na nazwę tworzonej kategorii wyświetloną kursywą. Na ekranie zobaczysz stronę wyników wyszukiwania. Jeśli nazwa kategorii jest unikatowa, zobaczysz Komunikat: Utwórz stronę "Kategoria:1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski" na tej wiki.

Kliknij w wyświetlone na czerwono łącze. Zostaniesz przeniesiony na stronę tworzenia kategorii.

W polu edycji możesz (ale nie musisz) zamieścić krótki tekst opisujący, czego dotyczą obiekty archiwalne tworzące daną jednostkę. Natomiast musisz koniecznie (w dowolnym miejscu) umieścić łącze do Twojego własnego zespołu archiwalnego, czyli do kategorii twojej kolekcji. W naszym przykładzie jest to kolekcja "Kategoria:Kolekcja Jan Kowalski". Łącze musi mieć postać [[Kategoria:Kolekcja Jan Kowalski]]. Dzięki temu utworzona jednostka zostanie automatycznie podpięta do kolekcji Jana Kowalskiego. Ty oczywiście podepnij tworzoną jednostkę do swojej własnej kolekcji. Jeśli jej jeszcze nie utworzyłeś, tu znajdziesz instrukcję, jak utworzyć kolekcję. Nie mniej i tak możesz już teraz umieścić łącze do kolekcji, którą później utworzysz.

Na dole ekranu znajdziesz przyciski kończące edycję. Pole wyboru "Obserwuj" jest już zaznaczone. Pozostaw tak jak jest, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o ewentualnych zmianach dokonanych przez kogoś innego w treści tworzonej strony kategorii. Jeśli nie potrzebujesz tego monitorować - odznacz. Kliknij przycisk "Zapisz".

.

Kategoria została utworzona. Zostałeś przeniesiony na stronę utworzonej kategorii, w której nie ma jeszcze żadnych plików - tylko łącze do twojej kolekcji i ew. opis kategorii (jeśli go wprowadziłeś).

Krok 4 - sprawdź, czy jednostka została prawidłowo podpięta do kolekcji

Teraz możesz skontrolować, czy łącze do kolekcji działa prawidłowo. Kliknij na nie. Zostaniesz przeniesiony do swojej kolekcji.

Jak widać znajduje się w niej jedna kategoria, czyli jednostka archiwalna, którą właśnie utworzyłeś.

Teraz można przystąpić do wgrywania plików do nowoutworzonej kategorii. Zobacz instrukcję jak umieścić obiekty w jednostce archiwalnej.