Tekst źródłowy strony Pomoc:Przygotowanie i przesyłanie plików

W tym samouczku dowiesz się, jak przygotować pliki do udostępnienia w ArchiwumHarcerkie.pl i  jak je przesłać na serwer.

=== Czym są obiekty i jednostki archiwalne zapisane w postaci plików i kategorii ===
Pliki służą do zapisywania w formie cyfrowej całych obiektów archiwalnych tj. dokumenty, wydawnictwa, zdjęcia, nagrania audio, filmy video, itp. lub  części obiektów tj. jak poszczególne strony wydawnictwa, dokumentu, itp.
Serwis akceptuje pliki tylko w określonych formatach.

* Skan fotografii lub negatywu w formacie JPG
* Fotografia cyfrowa w formacie JPG
* Skan lub reprodukcja obrazu w formacie PNG, JPG
* Grafika komputerowa w formacie PNG, JPG
* Nagranie dźwiękowe w formacie MP3
* Film lub nagranie wideo w formacie MP4
* Jednostronicowy lub jedna strona większego wydawnictwa, dokumentu, ulotki, druku, plakatu itp. w formacie JPG, PNG, PDF
* Wielostronicowy dokument zapisany w formacie PDF 

Obiekty archiwalne powinny zostać pogrupowane w jednostki archiwalne. W archiwach tradycyjnych jednostki składające się z obiektów przechowuje się w wydzielonych teczkach, skoroszytach czy innego rodzaju opakowaniach wyraźnie oznaczonych  nazwą jednostki i sygnaturą oraz spisem znajdujących się w niej obiektów. W archiwum cyfrowym, jakim jest ArchiwumHarcerskie.pl jednostka archiwalna ma postać kategorii plikowej. Wszystkie jednosatki archiwalne pochodzące od jednego aktodawcy przechowywane są z kolei w innej kategorii nazywanej w naszym serwisie "kolekcją". Odpowiednikiem kolekcji a archiwum tradycyjnym jest "zespół archiwalny", czyli zbiór wszystkich przekazanych przez aktodawcę materiałów archiwalnych pogrupowanych i przechowywanych a jednostkach archiwalnych.

Osoba, która zamierza przekazać do Archiwum Harcerskiego w formie fizycznej lub udostępnić w ArchiwumHarcerskim.pl w formie cyfrowej posiadane materiały musi zacząć od ich uporządkowania i pogrupowania w jednostki archiwalne o możliwie spójnej i konkretnej tematyce. Oto kilka praktycznych przykładów i rad dotyczących wyboru tematyki jednostki. Powinny one zawierać dokumenty, ikonografia, fotografie, filmy, itp. dotyczące:

* jednego konkretnego wydarzenia np. wycieczki, biwaku, obozu, zlotu, zjazdu, konferencji, odprawy itp. 
* jednego konkretnego wydawnictwa, tytułu prasy harcerskiej itp.
* dokumenty dotyczące działalności jednej konkretnej osoby, organizacji, środowiska w oznaczonym przedziale czasu.

Należy przy tym pamiętać, że podstawowym miejscem przechowywania utworzonych jednostek będzie kolekcja aktodawcy. Gdyby było to jedyne miejsce udostępniania materiałów kwestia właściwego doboru tematyki jednostki, nie miałaby większego znaczenia. Jednak archiwum cyfrowe rządzi się własnymi prawami. Oprócz kolekcji w archiwum istnieją też działy tematyczne. Obecnie są to: Środowiska, Organizacje, Wydarzenia, Prasa Harcerska i Varia. W przyszłości działy mogą zostać rozbudowane. Im bardziej precyzyjnie dobierze się tematykę obiektów grupowanych w jednostce archiwalnym, tym większa szansa na to, że będzie ona mogła zostać w całości podpięta pod odpowiadającą jej podkategorię w jednym lub kilku działach tematycznych. Trzeba bowiem wiedzieć, że do tych podkategorii (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie podpina się pojedynczych obiektów lecz całe jednostki. Ma to sens tylko wtedy, gdy tematyka jednostki da się dopasować do podkategorii w działach tematycznych.

Przykładowo - jeśli aktodawca dysponuje zbiorem zdjęć i dokumentów z konkretnego obozu drużyny powinien stworzyć z nich odrębną jednostkę. Wtedy trafi ona do działu środowiska i podkategorii poświęconej danej drużyny i i ew. do podkategorii obozy w dziale Varia. Jednak, jeśli w trakcie obozu drużyna uczestniczyła w jakimś większym wydarzeniu, np. zlocie swojej organizacji, wydzielenie obiektów dotyczących tego udziału w osobną jednostkę umożliwi podpięcie jej także do podkategorii poświęconej temu zlotowi w dziale "Wydarzenia".

W dalszej części instrukcji zostaną przedstawione dobre, sprawdzone już praktyki dotyczące uporządkowania i przygotowania plików do przesłania na serwer archiwum.              

=== Krok 1 - utwórz na własnym twardym dysku folder dla tworzonej jednostki archiwalnej === 
Nazwij go tak, jak ma się nazywać jednostka archiwalna, czyli kategoria plikowa, którą utworzysz następnie w ArchiwuymHarcerkie.pl. Jeśli nie znasz jeszcze zasad notacji obowiązujących w serwisie oraz reguł tworzenia nazw jednostek archiwalnych instrukcje znajdziesz na tych stronach:

[[Pomoc:Obowiązująca notacja - reguły tworzenia nazw plików i kategorii]]

[[Pomoc:Reguły tworzenia nazw kategorii będących jednostkami archiwalnymi]]

[[Pomoc:Ogólne reguły skracania nazw plików i kategorii]]

[[Plik:Przesylanie-plikow-01.png|center|border]]

Proces tworzenia jednostki archiwalnej i przesyłania plików zostanie zilustrowany na przykładzie jednostki o nazwie '''"1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski"''' zawierającej cztery fotografie. Dla wyjaśnienia, w użytym przykładzie autorem tych zdjęć jest Jan Kowalski. W rzeczywistości do zilustrowania tematu pomocy zostały użyte fotografie autorstwa dh. Andrzeja Żukowskiego z IV Szczepu z Opola.   

=== Krok 2 - umieść w tym folderze pliki (obiekty), które będą tworzyć jednostkę i odpowiednio je nazwij ===  
Niezależnie od tego jakie nazwy miały wcześniej wybrane pliki, zmień je tak, aby ich nowe nazwy były zgodne z regułami notacji obowiązującymi w archiwum. Nie jest to konieczne (pliki mogą pozostać pod dotychczasowymi nazwami), ale bardzo to ułatwi i przyśpieszy ci pracę. Osiągasz w ten sposób kilka korzyści.
# Masz porządek - pliki oryginalne na twoim twardym dysku, będą miały te same nazwy co w archiwum.
# Łatwo je znajdziesz gdy ktoś, kto będzie korzystał z Archiwum, poprosi cię o oryginał, który będzie mu potrzebny do pracy naukowej lub publikacji.
# Plik nazwany zgodnie z obowiązującą notacją będzie mógł być łatwo wyszukiwany za pomocą przeglądarki wbudowanej w archiwum.
# Unikniesz sytuacji, w której nazwa twojego pliku okaże się identyczna z już istniejącym plikiem, co zmusi się do zmiany nazwy swojego pliku, ponieważ w naszym systemie nie mogą istnieć dwa równe pliki o tych samych nazwach.
# Zaoszczędzisz sobie pracy pracy na dalszych etapach, bowiem nasz system odczyta te nazwy i umieści je automatycznie w polach edycji, które w innym przypadku będziesz musiał uzupełniać z klawiatury.

Instrukcja dotycząca nazywania obiektów znajduje się na stronie:

[[Pomoc:Reguły tworzenia nazw plików lub kategorii będących obiektami archiwalnymi]]
     
[[Plik:Przesylanie-plikow-02.png|center|border]]

=== Krok 3 - uzupełnij informacje EXIF w plikach JPG ===

Jeszcze bardziej uprościsz sobie dalszą pracę i zyskasz większy porządek, gdy w przypadku skanów fotografii i zdjęć cyfrowych wyedytujesz i zapiszesz informacje EXIF o danym pliku. Możesz to zrobić np. w systemie Windows klikając prawym przyciskiem myszy na plik i z menu kontekstowego wybierając ostatnią (na dole) opcję "Właściwości". Po otworzeniu się okna właściwości pliku, przejdź do karty "Szczegóły". Jeśli posiadasz te informacje uzupełnij następujące dane:
* Tytuł - w przykładzie wpisano 1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka,
* Temat - w przykładzie wpisano 145 ODH (drużyna),
* Autor - w przykładzie wpisano Jak Kowalski,
* Data wykonania - w przykładzie wpisano 10.06.1989 (w plikach będących skanami fotografii zwykle tej daty nie ma, albo jest nieprawidłowa, w zdjęciach wykonanych aparatem cyfrowym zwykle jest ona zapisana prawidłowo).

[[Plik:Przesylanie-plikow-03.png|center|border]]

Plik z zapisanymi kompletnymi danymi EXIF ma tę zaletę, że oderwany od opisu jednostki archiwalnej (na przykład wtedy, gdy ktoś pobierze pojedynczy plik) nadal posiada zapisane w sobie podstawowe informacje. Oprócz tego, data wykonania okaże się przydatna podczas procedury przesyłania pliku na serwer, ponieważ system i tak wymusi jej wprowadzenie do bazy danych. Gdy zrobisz to wcześniej, system automatycznie pobierze tę informację z danych EXIF. 
Jeśli nie zależy ci na porządku, możesz ten krok pominąć. Teraz masz już pliki prawidłowo przygotowane do przesłania na serwer. 

=== Krok 4 - sprawdź czy jednostka archiwalna (kategoria), do której będziesz przesyłał pliki istnieje === 
Na stronie archiwum znajdź wcześniej utworzoną kategorię, do której będziesz przesyłał pliki. Będzie to wirtualna jednostka archiwalna. W naszym przykładzie ma ona nazwę '''"1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski"'''. Wpisz nazwę swojej jednostki w wyszukiwarkę. Jeśli system otworzy właściwą stronę kategorii, będziesz miał pewność, że Twoja jednostka archiwalna została utworzona i istnieje. Jeśli jeszcze jej nie utworzyłeś, zrób to teraz. Instrukcja, jak to zrobić, znajduje się na stronie:

[[Pomoc:Tworzenie kategorii jednostki archiwalnej]]

[[Plik:Przesylanie-plikow-04.png|center|border]]

=== Krok 5 - otwórz narzędzie do przesyłania plików ===
Łącze do tego narzędzia znajdziesz w bocznym menu głównym. Kliknij w "Prześlij plik". 

[[Plik:Przesylanie-plikow-05.png|center|border]]

Otworzy się strona "Kreator przesyłania plików".

[[Plik:Przesylanie-plikow-06.png|center|border]]

=== Krok 6 - wybierz pliki do przesłania ===
W utworzonym na własnym twardym dysku folderze jednostki zaznacz pliki jakie zamierzasz przesłać.

[[Plik:Przesylanie-plikow-07.png|center|border]]

Przeciągnij je myszką w pole "Przeciągnij pliku tutaj" w kreatorze przesyłania plików. 

[[Plik:Przesylanie-plikow-08.png|center|border]]

Pliki zostaną wstępnie załadowane na serwer. Na razie jeszcze nie do miejsca docelowego ale do folderu tymczasowego. Dzięki temu można jeszcze anulować operację, gdyby była taka potrzeba. Maksymalna liczba plików jaką mozna przesłać za jednym razem wynosi 50. Jeśli potrzebujesz przesłać więcej plików musisz dokończyć tę operację, a następnie wykonać ją ponownie, tyle razy ile jest potrzeba.  

[[Plik:Przesylanie-plikow-09.png|center|border]]

Kliknij w przycisk "Kontynuuj". Zostaniesz przeniesiony do drugiego etapu kreatora przesyłania plików.

=== Krok 7 - określ autora, prawa autorskie i licencję na jakiej udostępniasz pliki do wykorzystania === 
Na tym etapie będziesz musiał określić kto jest autorem (aktotwórcą) tego co udostępniasz w formie plików oraz na jakiej licencji to udostępniasz.

===== Autor =====
Masz do wyboru trzy opcje:
* Jestem autorem tych utworów - jeśli wybierzesz tę opcję (w przykładzie założono, że ty jesteś Janem Kowalskim), wpisz w polu Autor (tu gdzie wyświetli się Twój login (nazwa użytkownika) swoje imię i nazwisko lub pozostaw nazwę użytkownika tak jak jest.

[[Plik:Przesylanie-plikow-10.png|center|border]]

* Te utwory nie są mojego autorstwa  - jeśli wybierzesz tę opcję:
** w pole "Źródło" zgodnie z prawdą wpisz skąd pochodzą materiały, które udostępniasz. W użytym przykładzie można byłoby wpisać np., że fotografia pochodzi z archiwum drużyny, albo, że jest w zbiorach autora, itd.  
** w pole "Autor(-rzy)" wpisz kto jest autorem. Najlepiej, jeśli wiesz, kto nim jest, podaj nazwisko autora. Jeśli nie wiesz, wpisz autor nieznany. 

[[Plik:Przesylanie-plikow-10b.png|center|border]]

* Podaj na następnej stronie informacje o prawach autorskich dla każdego pliku z osobna - użyj tej opcji, jeśli w zestawie plików jakie przesyłasz, są pliki (obiekty), do których prawa autorskie przynależą do różnych osób. 

===== Licencja =====
* Jeśli zadeklarowałeś, że Ty jesteś autorem system podpowie ci domyślną licencję, na jakiej ArchiwumHarcerskie.pl udostępnia swoje zasoby. Ale istnieją też innego typu licencje do wyboru. Autor przesyłając udostępniając plik w archiwum składa tym samym oświadczenie następującej treści: ''"Ja (autor) właściciel praw autorskich do tych prac, nieodwołalnie przyznaję każdemu prawo do używania tych prac na licencji (tu wybrany rodzaj licencji)"''. Uwaga! jest to poważna deklaracja, która ma swoje skutki prawne. Od tej chwili każdy będzie mógł użyć udostępniony materiał archiwalny zgodnie z zasadami określonymi w wybranym rodzaju licencji.
* Jeśli zadeklarowałeś, że nie Ty jesteś autorem, będziesz musiał wybrać rodzaj licencji, na jakiej sam masz prawo do publikowania pliku. Ta deklaracja również może rodzić skutki prawne - zwłaszcza jeśli okaże się, że naruszyłeś czyjeś prawa. 

Wybór licencji jest ważnym zagadnieniem. Trudno w kilku słowach opisać przesłanki do dokonywania wyboru właściwej licencji, dlatego kwestia ta jest omówiona w oddzielnej instrukcji. Zobacz:

[[Pomoc:Wybór licencji na wykorzystanie materiałów archiwalnych]]   

=== Krok 8 - Uzupełnij opisy plików i przypisz je do jednostki ===
Na pierwszej ilustracji widać, że pola "Opis" i "Data" zostały już wypełnione danymi z przykładu ilustracyjnego. Stało się to automatycznie za sprawą zapisanych w pliku danych EXIF. Gdyby danych tych nie było, pola te byłyby puste i teraz trzeba byłoby je uzupełnić.
 
[[Plik:Przesylanie-plikow-11.png|center|border]]

Kolejna ilustracja pokazuje przykład prawidłowo wypełnionych pól dla pierwszego pliku. 

[[Plik:Przesylanie-plikow-12.png|center|border]]

Znaczenie tych informacji jest następujące:
* "Tytuł lub opis obrazu" - to nazwa pod jaką plik będzie odnajdywany w systemie i jednocześnie tytuł strony archiwum zawierającej opis pliku. Strona ta zostanie utworzona automatycznie i będzie zawierała dane określone w procedurze przesyłania pliku: nazwa pliku, opis, data, autor, licencja na udostępnienie i wiele innych. Wartość wpisana wstępnie w pole edycji tytułu pobrana nazwa pliku. Można ją tu zmienić ale nie jest to zalecane. Jeśli postępowałeś zgodnie z opisaną tu procedurą, w 999 przypadkach na 1000 zapewniłeś nazwę pliku unikalną i spójną z nazwa jednostki.  W wykorzystywanym tu przykładzie strona miałaby tytuł "Plik:1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka 02".
* "Opis" - to krótki opis pliku jaki pojawi się na stronie archiwum poświęconej danemu plikowi. Ma to być opis ograniczony do maksymalnie jednego krótkiego zdania. Dłuższy opis będzie mógł być zamieszczony później, już na istniejącej stronie pliku. Jak było widać na poprzedniej ilustracji system wstępnie wypełnił to informacją EXIF z pola "Tytuł". W prezentowanym tu przykładzie wartość tego pola to  "''1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka''". Nic nie stoi na przeszkodzie aby ten opis pozostawić bez zmian. W końcu skan prezentuje zdjęcie z tej właśnie wycieczki. Jednak został on teraz uzupełniony numerem zdjęcia ( tu 02) w serii stanowiącej jednostkę, po to aby było wiadomo, że zdjęcie zajmuje drugą pozycję w tej serii zdjęć. Równie dobrze można to było zrobić od razu zapisując w danych EXIF pliku, tytuł uzupełniony o numer. Można to robić w dowolny sposób.
* 'Data" - to data wystawienia dokumentu, opublikowania wydawnictwa, wykonania zdjęcia, nagrania itp. W przykładzie służącym do zilustrowania procedury data "1989-10-06" oraz godzina została pobrana z danych EXIF pliku. Gdyby nie zapisano tego wcześniej, trzeba byłoby to zrobić w tym kroku. W przypadku plików o formacie innym niż JPG, prawdopodobnie pole to będzie puste i trzeba będzie je uzupełnić.
* "Kategoria" - to nawa kategorii do której plik ma zostać przypisany. Musi to być nazwa właściwej jednostki archiwalnej. W wykorzystywanym przykładzie jest to "''1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski''". UWAGA! Zasady archiwizacji obowiązujące w ArchiwumHarcerskie.pl zabraniają przypisywania pliku do więcej niż jedna kategorii. Może on być przypisany wyłącznie do jednej - swojej własnej jednostki archiwalnej. 

Uwaga! Przydatna opcja! Na dole pola przeznaczonego na opis pierwszego pliku w kolejności (nie zawsze ta kolejność jest zgodna z numeracją plików zawartą w ich nazwach) znajduje się Przydatne łącze pozwalające nadać wszystkim załadowanym plikom te same informacje, które wpisane zostały w pola przypisane do pierwszego pliku. W ten sposób można sobie bardzo uprościć i przyśpieszyć pracę, zwłaszcza jeśli załadowano dużą liczbę plików i nie mają one wstępnie wypełnionych pól informacjami EXIF.

=== Krok 9 - wykonaj ostateczne przesłanie plików do wskazanej kategorii  ===

Po uzupełnieniu wszystkich pół edycji we wszystkich załadowanych plikach, na dole strony znajdziesz przycisk "Opublikuj pliki". Naciśniecie tego przycisku kończy proces przesyłania całego zbioru plików na serwer. 

[[Plik:Przesylanie-plikow-14.png|center|border]]

Gdy to zrobisz, wyświetli się strona podsumowania. 

[[Plik:Przesylanie-plikow-15.png|center|border]]

Przy każdym pliku znajdziesz dwie przydatne informacje:
# zapisie wikicode, do użytku na wszelkich innych stronach ArchiwumHarcerskie.pl.  Wklejeni tego zapisu do treści strony np. strony dyskusji spowoduje umieszczenie obrazu pliku na tej stronie.
# adres url strony opisu pliku, który można wykorzystywać w przeglądarce internetowej i jako link we wszystkich innych stronach i serwisach internetowych. 
Jeśli chcesz odwiedzić stronę pliku, możesz albo wkleić do przeglądarki adres url. Uwaga pliki w pokazywanym przykładzie faktycznie nie istnieją, więc pokazane na ilustracji adresy url nie zadziałają.        

=== Krok 10 - sprawdź poprawność wykonanej operacji ===
Sprawdź, operacja przesłania plików została wykonana poprawnie. W tym celu wejdź na stronę jednostki archiwalnej. Wpisz lub wklej w wyszukiwarkę nazwę jednostki poprzedzoną prefiksem "Kategoria:". W prezentowanym przykładzie będzie to '''"Kategoria:1989-06-10 Gietrzwałd 145 ODH Wycieczka fot.J.Kowalski"'''. Ty oczywiście wklej nazwę własnej jednostki. Wyświetli się strona kategorii będącej jednostką archiwalną, na której powinieneś zobaczyć miniatury wszystkich znajdujących się w niej plików. Jeśli widzisz tam przesłane pliki, to znaczy, że wszystko poszło jak należy.  

[[Plik:Przesylanie-plikow-16.png|center|border]]

Teraz, jeśli masz potrzebę możesz uzupełnić opis jednostki. 

Możesz też wejść na strony umieszczonych w niej plików i skontrolować jak one wyglądają. Aby wejśc na stronę pliku, kliknij w jego nazwę znajdująca się pod miniaturą. Zostaniesz przeniesiony na stronę wybranego pliku.

[[Plik:Przesylanie-plikow-17.png|center|border]]

Jak widać są na niej wszelkie informacje wprowadzone przez Ciebie podczas operacji przesyłania pliku. Teraz jeśli chcesz możesz wyedytować stronę pliku i dodać bardziej szczegółowy opis. Aby to zrobić kliknij w łącze "Edytuj" znajdujące się w górnym menu (nad nazwa pliku). Instrukcje dotyczące edytowania strony pliku znajdziesz na stronie:

[[Pomoc:Edytowanie strony pliku]].  

[[Kategoria:Pomoc]]