Pomoc:Obowiązująca notacja - reguły tworzenia nazw plików i kategorii

Sens wprowadzenia reguł dotyczących nazewnictwa

W Archiwum znajduje się ogromna liczba materiałów archiwalnych przechowywanych w skategoryzowanych plikach. Najprostszym sposobem odnajdywania treści i docierania do nich jest korzystanie z menu nawigacyjnego. Dzięki przyjętym regułom nazewnictwa pliki i kategorie mogą być wyświetlane w sposób uporządkowany; chronologicznie lub alfabetycznie. Menu nawigacyjne jest skonstruowane w taki sposób, aby wyjść na przeciw potrzebom i przyzwyczajeniom większości użytkowników. Ułatwia najbardziej standardowe sposoby docierania do zasobów archiwum. Oprócz tego, część użytkowników zainteresowana szczegółowymi danymi i niestandardowymi zestawieniami danych korzysta z wyszukiwarki. Aby wyszukiwarka prawidłowo i kompleksowo wyszukiwała żądane materiały muszą one być nazwane w taki sposób, aby w nazwie zakodowane były najbardziej istotne informacje o danym pliku, czy kategorii. To umożliwia odnalezienie pożądanych informacji.

Ogólne reguły kodowania informacji w nazwach plików i kategorii

W nazwach plików i kategorii kodowane są podstawowe informacje dotyczące obiektu lub zbioru obiektów archiwalnych (jednostka, zespół, zbiór, kolekcja) jaki ten plik lub kategoria reprezentuje. Informacje te koduje się w następujący sposób.

Daty

Informacja umownie nazwana „Daty” służy do określenia czasu powstania materiałów archiwalnych. Informacja czasowa może dotyczyć konkretnej daty lub przedziału czasowego (okresu). Format zapisu dat może mieć wiele wariantów.

Data

RRRR-MM-DD oznacza pełną datę, gdzie RRRR, to rok (4 cyfry), MM to Miesiąc (2 cyfry), DD to dzień (2cyfry).

Przykład:

• 2021-11-04

Dopuszczalne jest pomięcie dnia, jeśli trudno go precyzyjnie ustalić.

Przykład:

• 2021-11

Dopuszczalne jest pomięcie miesiąca i dnia. jeśli trudno je precyzyjnie ustalić.

Przykład:

• 2021

Okres

Dla oddzielenia daty początkowej od daty końcowej okresu stosuje się separator w postaci podkreślnika ‘_‘.

RRRR_RRRR oznacza przedział czasowy wyrażony w pełnych latach, który stosuje się, gdy nie można określić bardziej precyzyjnego przedziału dat.

Przykład:

• 1980_1989

RRRR-MM_RRRR-MM oznacza przedział czasowy od znanego miesiąca roku początkowego do znanego miesiąca roku końcowego.

Przykład:

• 1980-08_1981-12.

Dopuszczalne jest pomięcie jednego miesiąca, jeśli trudno go precyzyjnie ustalić.

Przykłady:

• 1980-08_1982
• 1980_1981-12

RRRR-MM-DD_RRRR-MM-DD oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w różnych latach.

Przykład:

• 1980-08-31_1981-12-13

Dopuszczalne jest pomięcie informacji, jeśli trudno ją precyzyjnie ustalić.

Przykłady:

• 1980-08-31_1982-12
• 1980-08-31_1981
• 1980-08_1981-12-13
• 1980_1981-12-13

RRRR-MM_MM oznacza przedział czasowy kilku określonych miesięcy w jednym roku.

Przykład:

• 1982-07_08

RRRR-MM-DD_MM-DD oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w jednym roku.

Przykład:

• 1982-07-15_08-10

Dopuszczalne jest pomięcie informacji, jeśli trudno ją precyzyjnie ustalić.

Przykłady:

• 1982-07_08-10
• 1982-07-15_08

RRRR-MM-DD_DD oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w jednym miesiącu.

Przykład:

• 1982-07-01_25

Lokalizacja

Dla oznaczenia lokalizacji podajemy możliwie najbardziej precyzyjną informację poczynając od:

Miejscowość – nazwa miejscowości (miasta) o ile jednoznaczna identyfikacja miejsca jest oczywista.

Przykłady:

• Zakopane, Warszawa, Augustów

Miejscowość Okolica - nazwa miejscowości i okolicy/regionu pozwalająca na jednoznaczną identyfikację miejsca.

Przykłady:

• Kurki Olsztynek, Sulejówek Warszawa, Wólka Przysucha, Wykus Góry Świętokrzyskie, Ruciane Nida Mazury

Region – nazwa regionu geograficznego, powiatu, województwa, hrabstwa, itp.

Przykłady:

• Mazowsze, Pomorze, Dolny Śląsk, powiat przysuski, lubuskie, Kent, Norfolk

Kraj – nazwa państwa lub powszechnie używana nazwa kraju

Przykłady:

• Polska, USA, Anglia, Szkocja

Uwaga! Nie ma potrzeby kodować pełnej informacji o lokalizacji. Na przykład

• Warszawa mazowieckie Polska

jest zapisem niezalecanym ponieważ wydłuża nazwę bez potrzeby.

Numer periodyku, pisma lub gazety

nr NNN – liczba poprzedzona prefiksem „nr” informująca o kolejnym numerze w danym roku . Liczby podajemy w zapisie jedno lub kilku cyfrowym w zależności od tego jaka jest całkowita liczba numerów pisma wydanych w danym roku. Jeśli tego nie wiadomo, bo pismo jest nadal wydawane, wtedy dla bezpieczeństwa lepiej przyjąć zapis dwucyfrowy dla miesięczników i dwutygodników lub trzycyfrowy dla gazet codziennych.

• Zapis jednocyfrowy (N), gdy numerów pisma jest 9 lub mniej niż 9.
• Zapis dwucyfrowy (0N, NN), gdy numerów pisma jest 99 lub mniej niż 99.
• Zapis trzycyfrowy (00N, 0NN, NNN), gdy numerów pisma jest 999 lub mniej niż 999.

Tytuł

Tytuł - tytuł utworu, pisemka, gazety, książki, filmu, itp. podajemy w wersji pełnej do długości 100 znaków, a dłuższe w formie skróconej.

Przykłady:

• Wiadomości Urzędowe, Modlitwa Harcerska

Podmiot

Podmiot - nazwa organizacji, środowiska, wydawcy, imię i nazwisko lub powszechnie znany pseudonim osoby, itp. podane w maksymalnie skrótowy, a jednocześnie umożliwiający jednoznaczną identyfikację sposób. W przypadku nazw organizacji i środowisk zaleca się używać powszechnie używanych skrótów, a nie pełnych nazw.

Przykłady:

• Organizacje: NKS, POS, Junak, ZHP warszawski, ZHP, Szare Szeregi, Hufce Polskie, OHPL, Czerwone Harcerstwo, KIHAM, NRH, RHR, POH, PBS, ZHR, SH, FSE Zawisza
• Środowiska: 16 WDH, Czarna Jedynka, CTK, Pomarańczarnia
• Wydawcy: NWH, Jakobstaf
• Osoby: Jan Kowalski, Kojot

Nazwa

Nazwa - nazwa wydarzenia podana w maksymalnie skrótowy, a jednocześnie umożliwiający jednoznaczną identyfikację sposób.

Przykłady:

• I Narodowy Zlot ZHP, Zlot 70 lecia Harcerstwa, Little East Jumbo, Jamboree

Opis

Opis - opis obiektu archiwalnego (pliku, podkategorii plikowej) i zbioru obiektów (kategorii) powinien być maksymalnie lapidarny nie dłuższy niż 100 znaków. W opisie nie powtarzamy informacji zakodowanych w innej sekcji nazwy. Jeśli nie ma potrzeby umieszczania skróconego opisu w nazwie pliku lub kategorii, należy go pominąć.

Przykłady:

• Numer Specjalny (dotyczy pisma)
• Lista osób podpisanych pod listem (dotyczy listu otwartego)
• Obóz wędrowny (dotyczy wydarzenia)

Numer pozycji

Niektóre obiekty jak na przykład numery pism i gazet, książki, kroniki, itp. mogą być reprezentowane przez serię skanów zapisanych w wielu plikach.(JPG, jednostronicowy PDF). W celu uporządkowania plików i wyświetlania w odpowiedniej kolejności należy im nadać numer kolejny. W tej sytuacji ponumerowanie plików jest obowiązkowe. Jeśli jednostka archiwalna (kategoria plikowa) składa się wielu obiektów (plików lub podkategorii plikowych) o tych samych nazwach np. seria zdjęć z obozu drużyny nazwanych „1983 Góry Sowie 77 GDH Obóz wędrowny” istnieje konieczność nadania tym plikom unikalnych nazw. Można je więc ponumerować i przy okazji uzyskać kontrolę nad kolejnością ich wyświetlania się. Wtedy numer obiektu w jednostce dodajemy na końcu jego nazwy.

NNN – numerem jest liczba nie poprzedzona żadnym prefiksem będąca ostatnim składnikiem nazwy. Liczby podajemy w zapisie jedno lub kilku cyfrowym w zależności od tego jaka jest całkowita liczba pozycji o tej samej nazwie w danym obiekcie czy jednostce archiwalnej.

• Zapis jednocyfrowy (N), gdy stron jest 9 lub mniej niż 9.
• Zapis dwucyfrowy (0N, NN), gdy stron jest 99 lub mniej niż 99.
• Zapis trzycyfrowy (00N, 0NN, NNN), gdy stron jest 999 lub mniej niż 999.

Reguły nazewnictwa obiektów i jednostek archiwalnych w dziale Prasa Harcerska

Obiekty archiwalne w dziale Prasa Harcerska

Obiektem w tym dziale jest zawsze numer periodyku (gazety, pisma) lub jednodniówki zapisany w postaci pliku lub podkategorii plikowej o nazwie w formacie:

Plik

Cyfrową reprezentacją obiektu jest najczęściej wielostronicowy plik PDF prezentujący wszystkie strony danego numeru pisma. Nazwa obiektu jest zarazem nazwą pliku i ma format:

Data wydania Tytuł pisma Numer w numeracji rocznej Opis

Przykłady:

• Plik: 1934-11-06 Sulimczyk nr13.pdf
• Plik: 1937-08-03 Jamboryk nr 2.Jednoniówka z Jamboree w Vogelenzang.pdf

Podkategoria plikowa

Obiektem może być także podkategoria plikowa zawierająca komplet plików (JPG, PNG, jednostronicowy PDF) prezentujących poszczególne strony pisma. Wtedy nazwa obiektu jest nazwą podkategorii plikowej i posiada ten sam format, co w przypadku obiektu zapisanego w jednym pliku.

Data wydania Tytuł pisma Numer w numeracji rocznej Opis

Nazwy plików składających się na obiekt (podkategorię plikową) mają format:

Data wydania Tytuł pisma Numer w numeracji rocznej Numer pozycji

Opis można pominąć ponieważ znajdzie się on w nazwie obiektu (podkategorii plikowej)

Przykłady:

• Kategoria: 1981-12-24 Kolędnik wojenny Wydanie Specjalne
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 01.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 02.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 03.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 04.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 05.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 06.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 07.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 08.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 09.jpg
  • Plik: 1981-12-24 Kolędnik wojenny 10.jpg
• Kategoria: 1984-05-03 Odświętnik nr 7
  • Plik: 1984-05-03 Odświętnik nr 7 1.jpg
  • Plik: 1984-05-03 Odświętnik nr 7 2.jpg
  • Plik: 1984-05-03 Odświętnik nr 7 3.jpg
  • Plik: 1984-05-03 Odświętnik nr 7 4.jpg

Jednostki archiwalne w dziale Prasa Harcerska

W dziale Prasa Harcerska jednostką archiwalną jest zawsze obiekt to znaczy pojedynczy numer pisma zapisany cyfrowo w postaci jednego pliku (wielostronicowy PDF) lub podkategorii plikowej zawierającej pliki (JPG, PNG, jednostronicowy PDF) reprezentujące poszczególne strony pisma. Nazwa jednostki archiwalnej jest więc nazwą obiektu.

Reguły nazewnictwa obiektów i jednostek archiwalnych w działach: Organizacje, Środowiska, Wydarzenia

Obiekty archiwalne w działach: Organizacje, Środowiska, Wydarzenia

Plik

• Obiektem może być pojedynczy plik.
• Skan fotografii lub negatywu w formacie JPG
• Fotografia cyfrowa w formacie JPG
• Skan lub reprodukcja obrazu w formacie PNG, JPG
• Grafika komputerowa w formacie PNG, JPG
• Nagranie dźwiękowe w formacie MP3
• Film lub nagranie wideo w formacie MP4
• Jednostronicowy dokument, ulotka, druk, plakat itp. w formacie JPG, PNG, PDF
• Wielostronicowy dokument zapisany w formacie PDF

Format nazwy obiektu (pliku) może mieć kilka postaci:

Czas wydarzenia Miejsce wydarzenia Podmiot Opis fotografii Numer pozycji obiektu w jednostce

Data dokumentu Miejsce wystawienia Podmiot Opis dokumentu

Przykłady nazw obiektów w postaci plików:

• Plik: 1983-07_08 Dłużek Mazury 16WDH Obóz letni 123.jpg
• Plik:1981-09 Kraków Jubileuszowy Zlot 70-lecia Harcerstwa 047.jpg
• Plik:1981-09 Kraków Jubileuszowy Zlot 70-lecia Harcerstwa Reportaż filmowy.mp4
• Plik:1981-05-24 Warszawa Plakat o Mszy w 70 rocznicę powstania harcerstwa.jpg
• Plik:Kartka DMB.jpg
• Plik:1981-12-15 Warszawa Ulotka poborowa 16WDH.pdf
• Plik:1970_1971 Opole 68 Opolska DH im. Janka Bytnara Książka pracy.pdf

Podkategoria plikowa

Obiektem może być także zbiór plików reprezentujących poszczególne strony (skany) obiektu zapisany w formie podkategorii plikowej:

• Skany poszczególnych awersu i rewersu zdjęcia, pocztówki, itp.
• Skany poszczególnych stron dokumentu, listu, ulotki itp.
• Skany poszczególnych stron książki, kroniki itp.

Format nazwy obiektu (podkategorii plikowej):

Data dokumentu Miejsce wystawienia Podmiot Opis dokumentu

Format nazwy pliku składającego się na obiekt (plik w podkategorii plikowej):

Data dokumentu Miejsce wystawienia Podmiot Opis dokumentu Numer skanu w obiekcie

Przykłady nazw obiektów w postaci podkategorii plikowych:

• Kategoria: 1916_1939 Starachowice, Kronika Hufca
  • Plik: 1916_1939 Starachowice, Kronika Hufca 001.jpg
  • Plik: 1916_1939 Starachowice, Kronika Hufca 002.jpg
  • Plik: 1916_1939 Starachowice, Kronika Hufca 003.jpg
  • Plik: 1916_1939 Starachowice, Kronika Hufca 004.jpg
• Kategoria:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki
  • Plik:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki 01.jpg
  • Plik:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki 02.jpg
  • Plik:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki 03.jpg
  • Plik:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki 04.jpg
  • Plik:1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki 05.jpg

Jednostki archiwalne w działach: Organizacje, Środowiska, Wydarzenia

W tych działach jednostką archiwalną jest przeważnie kategoria plikowa grupująca obiekty: dokumenty, fotografie, nagrania, itp. związane z jednym wydarzeniem lub podmiotem, a najlepiej jednocześnie z jednym wydarzeniem i podmiotem. Formaty nazwy kategorii plikowej będącej jednostką archiwalną:

Czas wydarzenia Miejsce wydarzenia Podmiot Opis wydarzenia

Przykłady:

• Kategoria: 1983-07_08 Dłużek Mazury 16WDH Obóz letni
• Kategoria: 1981-09 Kraków Jubileuszowy Zlot 70-lecia Harcerstwa
• Kategoria:1981-05-24 Warszawa 70 rocznica powstania Harcerstwa
• Kategoria: 1956_1963 Kartki pocztowe z okazji DMB

W uzasadnionych sytuacjach jednostką archiwalną może być pojedynczy obiekt np. o dużej objętości jak kronika lub wtedy gdy danego obiektu nie da się dołączyć do innej, już istniejącej jednostki archiwalnej odpowiadającej tematyce obiektu.

Reguły nazewnictwa zbiorów archiwalnych w działach archiwum

Jednostki archiwalne mogą być wirtualnie dołączane do bardziej ogólnych, tematycznych zbiorów archiwalnych. Z tego względu tworząc jednostki archiwalne i wybierając do nich określone zestawy obiektów należy kierować się zaleceniem, aby można je było następnie podpinać do tych zbiorów tematycznych.

Zbiory archiwalne w działach: Organizacje, Środowiska

W dziale (kategorii głównej) Organizacje oraz Środowiska tworzone są zbiory (podkategorie) o nazwach odpowiadających nazwie, zgodnie z zaleceniem skrótowi nazwy danej organizacji lub środowiska. Format nazwy:

Podmiot

Gdyby istniało kilka organizacji lub środowisk o tych samych nazwach mogą być one odróżnione od siebie dodaniem zakresu lat w jakich one działały lub miejscem siedziby.

Podmiot Pierwszy rok działania-Ostatni rok działania

Podmiot Lokalizacja siedziby

Przykłady:

• Kategoria: ZHR
• Kategoria: ZHP 1916-1918
• Kategoria: 16 WDH
• Kategoria: 23 WDH Pomarańczarnia
• Kategoria: Szczep Szarotka Gdynia

Do tych zbiorów (podkategorii) dopinane będą wszelkie jednostki archiwalne, które wiążą się tematycznie z daną organizacją lub środowiskiem. Dzięki konsekwentnemu trzymaniu się formatu nazw jednostek archiwalnych będą się one wyświetlały w tych zbiorach w logicznej, zwykle chronologicznej kolejności.

Zbiory archiwalne w dziale Wydarzenia

W dziale (kategorii głównej) Wydarzenia tworzone są zbiory (podkategorie) poświęcone najważniejszym wydarzeniom w historii ruchu harcerskiego. Najczęściej są to wydarzenia o dużej skali, jak zloty czy akcje, w których mogło uczestniczyć wile środowisk, a nawet organizacji. Podkategoriom tym nadawane są nazwy odpowiadające nazwie lub opisowi wydarzenia. Możliwe formaty nazwy:

Data Lokalizacja Nazwa wydarzenia Opis wydarzenia

Okres Lokalizacja Nazwa wydarzenia Opis wydarzenia

Przykłady:

• Kategoria: 1935-07 Spała Jubileuszowy Zlot ZHP
• Kategoria: 1983-06 Tarnów Biała Służba

Do tych zbiorów (podkategorii) dopinane będą wszelkie jednostki archiwalne, które wiążą się tematycznie z danym. Na przykład jednostki archiwalne zawierające materiały dotyczące udziału jakiegoś środowiska w tym wydarzeniu. Dzięki konsekwentnemu trzymaniu się formatu nazw jednostek archiwalnych będą się one wyświetlały w tych zbiorach w logicznej, zwykle chronologicznej kolejności.

Zbiory archiwalne w dziale Prasa Harcerska

W dziale Prasa Harcerska podstawowym zbiorem archiwalnym jest zbiór obiektów reprezentujących konkretny tytuł pisma wydawanych przez określonego wydawcę zapisany cyfrowo w postaci podkategorii głównej o nazwie w formacie:

Tytuł pisma Lokalizacja wydawcy Opis Rok wydania pierwszego numeru-Rok wydania ostatniego numeru

Przykłady:

• Kategoria: Wiadomości urzędowe Warszawa 1945-1947
• Kategoria: Jamboryk Vogelenzang 1937
• Kategoria: Sulimczyk Warszawa pismo 16WDH 1915-nadal

Reguły nazewnictwa kolekcji archiwalnych

Kolekcje są podstawowymi zbiorami (według terminologii archiwistycznej - zespołami archiwalnymi), w których gromadzone są wszystkie jednostki archiwalne przekazane fizycznie do Archiwum Harcerskiego lub udostępnione cyfrowo w serwisie ArchiwumHarcerskie.pl przez jednego aktodawcę. Aktodawcą może być instytucja, organizacja, środowisko lub osoba fizyczna. W Archiwum Harcerskim dana kolekcja złożona z jednostek archiwalnych jest fizycznie przechowywana w jednym zbiorczym opakowaniu. W serwisie ArchiwumHarcerskie.pl obiekty pogrupowane w jednostki archiwalne są cyfrowo przechowywane na serwerze i włączone do kolekcji (podkategorii głównej) o nazwie odpowiadającej podmiotowi jakim jest aktodawca. Format nazwy:

Kolekcja Podmiot

Jeśli dany aktodawca przekaże do archiwum jedną kolekcję archiwaliów, a za jakiś czas kolejną w Archiwum będą one oznaczone kolejnymi numerami, natomiast w serwisie ArchiwumHarcerskie.pl nie ma takiej potrzeby i zbiory te zostaną dołączone do już istniejącej kolekcji (podkategorii).

Przykłady:

• Kategoria: Kolekcja POH
• Kategoria: Kolekcja Czarna Trzynastka Wileńska
• Kategoria: Kolekcja Jan Kowalski

Ogólne zasady skracania nazw

Nie ma potrzeby powielania informacji zawartych w innej sekcji formatu nazwy.

Np. nazwa:

• 1973 Kraków Czarna Trzynastka Krakowska Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki

jest nieprawidłowa. Wystarczy:

• 1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki

lub

• 1973 Kraków Czarna Trzynastka Kronika Jubileuszowa