Tekst źródłowy strony Pomoc:Obowiązująca notacja - reguły tworzenia nazw plików i kategorii

== Sens wprowadzenia reguł dotyczących nazewnictwa ==
W Archiwum znajduje się ogromna liczba materiałów archiwalnych przechowywanych w skategoryzowanych plikach. Najprostszym sposobem odnajdywania treści i docierania do nich jest korzystanie z menu nawigacyjnego. Dzięki przyjętym regułom nazewnictwa pliki i kategorie mogą być wyświetlane w sposób uporządkowany; chronologicznie lub alfabetycznie. Menu nawigacyjne jest skonstruowane w taki sposób, aby wyjść na przeciw potrzebom i przyzwyczajeniom większości użytkowników. Ułatwia najbardziej standardowe sposoby docierania do zasobów archiwum. Oprócz tego, część użytkowników zainteresowana szczegółowymi danymi i niestandardowymi zestawieniami danych korzysta z wyszukiwarki. Aby wyszukiwarka prawidłowo i kompleksowo wyszukiwała żądane materiały muszą one być nazwane w taki sposób, aby w nazwie zakodowane były najbardziej istotne informacje o danym pliku, czy kategorii. To umożliwia odnalezienie pożądanych informacji.

== Ogólne reguły kodowania informacji w nazwach plików i kategorii ==
W nazwach plików i kategorii kodowane są podstawowe informacje dotyczące obiektu lub zbioru obiektów archiwalnych (jednostka, zespół, zbiór, kolekcja) jaki ten plik lub kategoria reprezentuje. Informacje te koduje się w następujący sposób.

=== Znaki inne niż litery i cyfry ===
==== Zakazane znaki specjalne ====
W nazwach plików i kategorii nie wolno stosować znaków specjalnych, czyli takich, które służą do oznaczenia parametrów w adresach URL. Użycie tych znaczników w nazwach plików lub kategorii może powodować, że nie nie będą one mogły być wyświetlone lub ich nazwy zostaną zniekształcone. 

Zakazane znaki specjalne to: "'''?'''" "'''&'''" "'''#'''" "'''$'''".


==== Znaki, które zostaną automatycznie ukryte lub zastąpione ====
Bardzo często w nazwach plików używa się znaku podkreślnika "'''_'''". Jest to dozwolone, należy jednak pamiętać, że  oprogramowanie archiwum przetworzy do wyświetlenia na ekranie nazwy plików i kategorii zawierające podkreślniki w taki sposób, iż zamieni je na spacje. Zatem nie będą one widoczne na ekranie.

Przykład:
* Kategoria o nazwie "1999_Jan_Kowalski_pliki" będzie się wyświetlała jako "1999 Jan Kowalski pliki".


Jeśli natomiast w nazwie pliku (obojętnie w jakim formacie) pojawi się spacja '''" "''', nazwa ta zostanie przez system zamieniona na podkreślnik "'''_'''". 

Przykład:
* Plik przygotowany do wgrania serwer o nazwie "1999 Jan Kowalski.jpg" zostanie zapisany na serwerze archiwum jako "1999_Jan_Kowalski.jpg".    


==== Znaki, których stosowanie nie jest zalecane ====
Nie zaleca się stosowania numeracji rzymskiej. Używanie liczb w zapisie rzymskim uniemożliwia poprawne sortowanie i wyświetlanie nazw oraz tytułów w kolejności alfabetycznej.

Przykład:
* Zamiast: "Tom II", użyj: "Tom 2".


Znaki, które w zwykłym piśmie mają znaczenie gramatyczne, w nazwach plików i kategorii są całkowicie zbędne, powodują wykrzaczanie się adresów URL oraz niepotrzebnie wydłużają zapis, a i tak nie mają znaczenia przy wyszukiwaniu danych w wyszukiwarce.

Należy unikać wszelkich znaków nie będących literami alfabetu (dopuszczalne są polskie litery) i cyframi arabskimi. Dotyczy to także przecinka "''','''".

Optymalnie jest używanie wyłącznie myślnika "'''-'''" i podwójnego myślnika "'''--'''" jako separatorów dat oraz kropki "'''.'''" jako oznaczenia skrótu. 


=== Daty ===
Informacja umownie nazwana „Daty” służy do określenia czasu powstania materiałów archiwalnych. Informacja czasowa może dotyczyć konkretnej daty lub przedziału czasowego (okresu). Format zapisu dat może mieć wiele wariantów.

==== Data ==== 
'''RRRR-MM-DD'''
oznacza pełną datę, gdzie RRRR, to rok (4 cyfry), MM to Miesiąc (2 cyfry), DD to dzień (2cyfry). 

Przykład: 
* 2021-11-04

Dopuszczalne jest pomięcie dnia, jeśli trudno go  precyzyjnie ustalić. 

Przykład: 
* 2021-11

Dopuszczalne jest pomięcie miesiąca i dnia. jeśli trudno je  precyzyjnie ustalić. 

Przykład: 
* 2021

==== Okres dekady ====
W przypadku, gdy oznaczenie okresu z jakiego pochodzą materiały jest możliwe wyłącznie w przybliżeniu do dekady, należy użyć znacznika dekady "te" zaraz po roku zaokrąglonego do pełnej dziesiątki lat (bez spacji oddzielającej).

'''RRR0te'''

Przykład:
* 1980te

==== Okres rozciągający się na przestrzeni dwóch lub więcej lat ==== 
Dla oddzielenia daty początkowej od daty końcowej okresu stosuje się separator w postaci myślnika "-". Może to się wydawać dziwne w związku z tym, że ten sam sep0arator służy do oddzielania poszczególnych segmentów daty. Ale Jak się przekonamy w poniższych przykładach, notacja ta zachowuje wymóg jednoznaczności zapisu.   

'''RRRR-RRRR'''
oznacza przedział czasowy wyrażony w pełnych latach, który stosuje się, gdy nie można określić bardziej precyzyjnego przedziału dat. 

Przykład:
* 1980-1989


'''RRRR-MM-RRRR-MM'''
oznacza przedział czasowy od znanego miesiąca roku początkowego do znanego miesiąca roku końcowego. 

Przykład:
* 1980-08-1981-12. 

Dopuszczalne jest pomięcie jednego miesiąca, jeśli trudno go  precyzyjnie ustalić. 

Przykłady: 
* 1980-08-1982 
* 1980-1981-12


'''RRRR-MM-DD-RRRR-MM-DD''' 
oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w różnych latach. 

Przykład:
* 1980-08-31-1981-12-13

Dopuszczalne jest pomięcie informacji, jeśli trudno ją precyzyjnie ustalić. 

Przykłady: 
* 1980-08-31-1982-12
* 1980-08-31-1981
* 1980-08-1981-12-13
* 1980-1981-12-13

==== Okres rozciągający się na przestrzeni tylko jednego roku ==== 
Dla oddzielenia daty początkowej od daty końcowej okresu trwającego klika miesięcy lub dni w tym samym roku stosuje się separator w postaci dwóch myślników obok siebie "--". Reguła ta pozwala zachować wymóg jednoznaczności zapisu.   

'''RRRR-MM--MM''' 
oznacza przedział czasowy kilku określonych miesięcy w jednym roku. 
Jednocześnie nie ma obowiązku oznaczania przedziału dat w nazwach plików i kategorii w tak precyzyjny sposób. W takim przypadku zupełnie wystarczające jest oznaczenie roku.
'''RRRR''' 

Przykłady:
* 1982-07--08 (oznaczenie precyzyjne)
* 1982 (oznaczenie skrótowe - wystarczające)


'''RRRR-MM-DD--MM-DD'''
oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w jednym roku. 
Jednocześnie nie ma obowiązku oznaczania przedziału dat w nazwach plików i kategorii w tak precyzyjny sposób. W takim przypadku zupełnie wystarczające jest oznaczenie roku.
'''RRRR'''

Przykłady:
* 1982-07-15--08-10 (oznaczenie precyzyjne)
* 1982 (oznaczenie skrótowe - wystarczające)

Dopuszczalne jest pomięcie  informacji, jeśli trudno ją precyzyjnie ustalić. 

Przykłady: 
* 1982-07--08-10
* 1982-07-15--08


'''RRRR-MM-DD--DD''' 
oznacza przedział czasowy wyrażony precyzyjnie od dnia początkowego do dnia końcowego w jednym miesiącu.
Jednocześnie nie ma obowiązku oznaczania przedziału dat w nazwach plików i kategorii w tak precyzyjny sposób. W takim przypadku zupełnie wystarczające jest oznaczenie roku i miesiąca.
'''RRRR-MM'''

Przykłady:
* 1982-07-01--25 (oznaczenie precyzyjne)
* 1982-07 (oznaczenie skrótowe - wystarczające)


=== Lokalizacja ===
Dla oznaczenia lokalizacji podajemy możliwie najbardziej precyzyjną informację poczynając od:

'''Miejscowość''' – nazwa miejscowości (miasta) o ile jednoznaczna  identyfikacja miejsca jest oczywista.

Przykłady:
* Zakopane 

'''Miejscowość Okolica''' -  nazwa miejscowości i okolicy/regionu pozwalająca na jednoznaczną identyfikację miejsca.

Przykłady:
* Kurki Olsztynek
* Olsztyn k.Częstochowy
* Wykus Góry Świętokrzyskie

'''Region''' – nazwa regionu geograficznego, powiatu, województwa, hrabstwa, itp. 

Przykłady:
* Mazowsze
* powiat przysuski
* lubuskie
* Norfolk

'''Kraj''' – nazwa państwa lub powszechnie używana nazwa kraju

Przykłady:
* Szkocja

Uwaga! Nie ma potrzeby kodować pełnej informacji o lokalizacji. Na przykład 
* <s>Warszawa mazowieckie Polska</s> 
jest zapisem niezalecanym ponieważ wydłuża nazwę bez potrzeby.


=== Numer periodyku, pisma lub gazety ===

'''nr NNN''' – liczba poprzedzona prefiksem „nr” informująca o kolejnym numerze w danym roku . Liczby podajemy w zapisie jedno lub kilku cyfrowym w zależności od tego jaka jest całkowita liczba numerów pisma wydanych w danym roku. Jeśli tego nie wiadomo, bo pismo jest nadal wydawane, wtedy dla bezpieczeństwa lepiej przyjąć zapis dwucyfrowy dla miesięczników i dwutygodników lub trzycyfrowy dla gazet codziennych.
* Zapis jednocyfrowy (N), gdy numerów pisma jest 9 lub mniej niż 9. 
* Zapis dwucyfrowy (0N, NN), gdy numerów pisma jest 99 lub mniej niż 99.
* Zapis trzycyfrowy (00N, 0NN, NNN), gdy numerów pisma jest 999 lub mniej niż 999.


=== Tytuł ===
'''Tytuł''' - tytuł utworu, pisemka, gazety, książki, filmu, itp. podajemy w wersji pełnej do długości 100 znaków, a dłuższe w formie skróconej.

Przykłady:
* Wiadomości Urzędowe
* Modlitwa Harcerska

=== Podmiot ===
'''Podmiot''' - nazwa organizacji, środowiska, wydawcy, imię i nazwisko lub powszechnie znany pseudonim osoby, itp. podane w maksymalnie skrótowy, a jednocześnie umożliwiający jednoznaczną identyfikację sposób. W przypadku nazw organizacji i środowisk zaleca się używać powszechnie używanych skrótów, a nie pełnych nazw.

Przykłady:
* Organizacje: 
**NKS 
** POS 
** Szare Szeregi
* Środowiska: 
** 16 WDH 
** Czarna Jedynka
* Wydawcy: 
** NWH
** Jakobstaf
* Osoby: 
** Jan Kowalski
** Kojot 

=== Nazwa ===
'''Nazwa''' - nazwa wydarzenia podana w maksymalnie skrótowy, a jednocześnie umożliwiający jednoznaczną identyfikację sposób. 

Przykłady:
* I Narodowy Zlot ZHP 
* Zlot 70 lecia Harcerstwa
* Little East Jumbo 
* Jamboree   

=== Opis ===
'''Opis''' - opis obiektu archiwalnego (pliku, podkategorii plikowej) i zbioru obiektów (kategorii) powinien być maksymalnie lapidarny nie dłuższy niż 100 znaków. 

W opisie staramy się używać rzeczowników w mianowniku, o ile to nie prowadzi do błędnego zrozumienia, w liczbie pojedynczej. Jest to konwencja ułatwiająca wyszukiwanie haseł przez wyszukiwarkę.

W opisie nie powtarzamy informacji zakodowanych w innej sekcji nazwy. Jeśli nie ma potrzeby umieszczania skróconego opisu w nazwie pliku lub kategorii, należy go pominąć. 

Przykłady:
* Numer Specjalny (dotyczy pisma)
* Lista osób podpisanych pod listem (dotyczy listu otwartego)
* Korespondencja Jan Nowak Jan Kowalski Spór o Prawo Harcerskie (dotyczy pojedynczego listu lub zbioru korespondencji) 
* Obóz wędrowny (dotyczy wydarzenia)

=== Numer pozycji === 
Niektóre obiekty jak na przykład numery pism i gazet, książki, kroniki, itp. mogą być reprezentowane przez serię skanów zapisanych w wielu plikach.(JPG, jednostronicowy PDF). W celu uporządkowania plików i wyświetlania w odpowiedniej kolejności należy im nadać numer kolejny. W tej sytuacji ponumerowanie plików jest obowiązkowe.
Jeśli jednostka archiwalna (kategoria plikowa) składa się wielu obiektów (plików lub podkategorii plikowych) o tych samych nazwach np. seria zdjęć z obozu drużyny nazwanych „1983 Góry Sowie 77 GDH Obóz wędrowny” istnieje konieczność nadania tym plikom unikalnych nazw. Można je więc ponumerować i przy okazji uzyskać kontrolę nad kolejnością ich wyświetlania się. Wtedy numer obiektu w jednostce dodajemy na końcu jego nazwy.   

'''NNN''' – numerem jest liczba nie poprzedzona żadnym prefiksem będąca ostatnim składnikiem nazwy.  Liczby podajemy w zapisie jedno lub kilku cyfrowym w zależności od tego jaka jest całkowita liczba pozycji o tej samej nazwie w danym obiekcie czy jednostce archiwalnej. 
* Zapis jednocyfrowy (N), gdy stron jest 9 lub mniej niż 9. 
* Zapis dwucyfrowy (0N, NN), gdy stron jest 99 lub mniej niż 99.
* Zapis trzycyfrowy (00N, 0NN, NNN), gdy stron jest 999 lub mniej niż 999.

== Ogólne zasady skracania nazw  == 

Nie ma potrzeby powielania informacji zawartych w innej sekcji formatu nazwy. 

Np. nazwa:  
* <s>1973 Kraków Czarna Trzynastka Krakowska Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki </s> 
jest nieprawidłowa. Wystarczy:
* 1973 Kraków Czarna Trzynastka Kronika Jubileuszowa (Data Lokalizacja Podmiot Opis)
lub
* 1973 Kraków Kronika Jubileuszowa Czarnej Trzynastki (Data Lokalizacja Opis)

[[Kategoria:Pomoc]]